ITSM Add-on innomea.d.velop d.3-Connector

Das ITSM Add-on als Integrationslösung zwischen Matrix42 ESM und dem Dokumenten-Management-System D3 schafft eine leistungsstarke, nahtlose Verbindung für ein durchgängiges und revisionssicheres Dokumentenmanagement. Matrix42-Objekte lassen sich direkt in D3 ablegen und dort zentral verwalten, während relevante Dokumenteninformationen jederzeit innerhalb der Matrix42-Umgebung verfügbar bleiben.

Durch den modularen und flexibel konfigurierbaren Aufbau passt sich die Lösung optimal an individuelle Anforderungen an und ermöglicht die automatisierte Verknüpfung von Dokumenten mit Services, Verträgen, Assets, Lizenzen und Beschaffungsprozessen.

Technisch überzeugt die Lösung durch die Integration in zentrale Matrix42-Module wie Service Desk, Asset Management, Contract Management, Knowledge Base, die Nutzung der D3-API für einen bidirektionalen Datenaustausch sowie standardisierte, dokumentierte Schnittstellen. Dabei bleiben bestehende Rollen- und Berechtigungskonzepte vollständig erhalten.

In der Praxis profitieren Unternehmen von einem konsistenten Dokumentenmanagement über Systemgrenzen hinweg, einer erhöhten Compliance durch revisionssichere Ablage sowie deutlich effizienteren Prozessen durch Automatisierung. Informationen stehen schneller zur Verfügung, während manuelle Aufwände und Kosten reduziert werden.

Zudem unterstützt die Lösung die Einhaltung wichtiger Standards und Frameworks wie ISO 27001, BSI Grundschutz, NIS-2, DORA, TISAX, COBIT 2019 und ITIL 4 und trägt damit aktiv zu Governance, Transparenz und Audit-Sicherheit bei.

Eigenschaften:

Effiziente Verbindung von Matrix42 und dem Dokumenten-Management-System D3. Die Ablage von Matrix42-Objekten innerhalb von D3 wird ermöglicht, Informationen aus D3 sind innerhalb vom Matrix42 ESM nutzbar.

• Administratoren / Anwender
  • Dokumente automatisch den richtigen Matrix42-Objekten zuordnen.
  • Einfachere Ablage und Nutzung von Dokumenten.
• Entscheider / Abteilungsleiter
  • Einheitliches Dokumenten-Management über alle Fachbereiche.
  • Entlastung der Teams durch konsistente Prozesse.
• Management / Geschäftsführung
  • Beitrag zur Unternehmensstrategie: Compliance-Sicherheit & Effizienzsteigerung.
  • Integration von IT- und Dokumenten-Strategien.

Mehrwert:

• Administratoren / Anwender
  • Automatisierte Abläufe statt manueller Dokumentenpflege.
  • Klarere Workflows, schnellere Bearbeitung.
  • Weniger Fehler durch zentrale Ablage.
• Entscheider / Abteilungsleiter
  • Audit- & Revisionssicherheit (z. B. ISO27001, TISAX).
  • Bessere Steuerung & Transparenz.
  • Höhere Zufriedenheit in den Teams.
• Management / Geschäftsführung
  • Skalierbarkeit ohne zusätzliche Kosten für manuelle Verwaltung.
  • Risikoreduktion durch Compliance-konforme Ablagen.
  • Wettbewerbsvorteil durch effizientere Informationsflüsse.

Einsatzbereiche:

Alle, die sowohl das Matrix42 ESM als auch D3 nutzen.

• Administratoren / Anwender
  • Einsatz in Matrix42-Objekten wie Verträge, Assets, Software-Lizenzen, Beschaffungen, KB-Artikel.
  • Dokumentenablage erfolgt direkt im gewohnten Interface.
  • Kein paralleles Arbeiten in D3 nötig.
• Entscheider / Abteilungsleiter
  • Besonders nützlich für Beschaffungsprozesse, Vertragsmanagement und Lizenzverwaltung.
  • Rollen wie IT-Leitung, Einkauf, Security und Compliance profitieren direkt.
• Management / Geschäftsführung
  • Mittel- bis langfristig unternehmensweit einsetzbar.
  • Fügt sich in Gesamtstrategie für Informationsmanagement & Compliance ein.

Anwendungsbeispiele:

1. Ablage von Dokumenten zu Verträgen, die im Matrix42 ESM verwaltet werden.
2. Ablage von Dokumenten zu Beschaffungen, die im Matrix42 ESM verwaltet werden.
   1. Software-Lizenzen
   2. Assetbeschaffung
3. Ablage von Dokumenten zu KB-Artikeln, die im Matrix42 ESM verwaltet werden.

• Szenario 1 – Operativ
  Vorher: Dokumente zu Verträgen wurden separat in D3 hochgeladen ? fehlende Verknüpfung mit Matrix42.
  Nachher: Dokumente werden direkt aus Matrix42 in D3 abgelegt und automatisch verknüpft.
• Szenario 2 – Organisatorisch
  Vorher: Mitarbeiter mussten Dokumente mehrfach suchen oder ablegen.
  Nachher: Einheitliche Sicht auf Dokumente, egal ob aus D3 oder Matrix42.
• Szenario 3 – Strategisch
  Vorher: ISO27001-Audit erforderte manuellen Nachweis von Dokumentationen.
  Nachher: Vollautomatisierte, revisionssichere Dokumentation jederzeit verfügbar.

Technische Voraussetzungen:

• Matrix42 Enterprise Service Management (die im Standard supporteten Versionen)

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